一般人所稱的「存證信函」，其實乃郵局存證信函的簡稱，顧名思義，可說是一種具有保存證據效力的函件或書信。所謂「存證信函」，就是經過郵局來證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。其實存證信函最大的用途在於通知並警告對方，因此一般人是不喜歡收到的！而存證信函需準備一式三份，其中郵局留存一份，以備日後萬一有訴訟或糾紛時可依此證明，此亦為郵局存證信函最重要的功能。

存證信函的寫法：

製作存證信函其實很簡單不需要找人代寫，以前是買郵局現成的來寫，但是非常麻煩,寫錯字塗改不但要蓋章,還要在下方註記第幾頁第幾行，而且字體如果不夠工整，以後萬一要打官司也不太好，還要先寫草稿再三檢查後才能寫在買來的紙上，而且張數較多時重量也重很多，郵寄時也會浪費很多的郵費，確實是很划不來的，郵局網站有存證信函格式，下載格式並依格式打字所要內容直接列印所需份數至郵局交寄就OK了！這樣子可以直接在電腦上修改內容至完全滿意後再列印，又能節約寫字的力氣和寫錯字的擔憂以及郵費的支出，真的是一舉三得喔！

提供存證信函格式網址如下：

https://www.post.gov.tw/post/internet/Download/index.jsp?ID=220301

書寫時仍需注意下列幾點事項：

一、信內寄件人與收件人之住址必須與信封上的相同。

二、若有附件，限與存證信函有關之文件。

三、如果內容文字有塗改增修者，應於欄外註明訂正／刪除／插入何字，並且要註明字數，並在 修改地方加蓋寄件人的印章。

四、存證信函應由寄件人製作成一式三份〈正本一份，副本二份〉，若收件人二人以上，依增加之人數，再增加副本，例如甲要發存證信函給乙和丙，則此時共要四份（寄件人甲、收件人乙和丙及郵局）。

五、存證信函內容務必將人、事、時、地、物及訴求幾個要件寫清楚，勿模糊不清。

六、寄件人需在第一張寄件人姓名下面蓋章（或簽名，若存證信函二張以上，建議寄件人蓋騎縫章，以防他人抽頁或竄改。完成存證信函書寫後，唯有交由郵局寄才算是存證信函，故寄件人只有透過郵局送達對方一途。存證信函具有證據功能，且能讓當事人雙方謹慎處理彼此之間的相關事宜，所以應該多了解存證信函的書寫方法，以保障自己的權利。

至於存證信函內容如何寫?可以上網搜尋存證信函範例，有很多網站都有提供。一定可以找到比較能夠參考運用的，如果發了存證信函對方仍不理會，就可以依據存證信函副本去鄉鎮區公所的調節委員會請求調節，申請調節是完全免費的（打官司還要先預付訴訟金），當然要事先想好要如何與對方辯論，也要先預設要求對方給付的金額及想好自己可以同意的底線，在召開調節會時向調節委員據理力爭，如果調節委員會調節成立即具有與法院判決同等效力，調節會還會寄一張蓋有正式官防的調節筆錄給你，這一張正式的筆錄請千萬注意保存妥當，因為這是對方要賠償的重要依據，如果對方不履行就可以依法控告。